כל מה שצריך לדעת על המערכת: קליטת עובד חדש, לוח בקרת העובדים ואשף השימוע והפיטורים.
מהרגע שהעובד ממלא את פרטיו ועד שהוא מדווח שעות ומקבל שכר — כל שלבי הקליטה במקום אחד.
פרטים אישיים, פרטי בנק ובחירת מנהל
התראות:
תפקיד, מחלקה, שכר, נסיעות ותנאים
התראות:
בחירת תבנית חוזה, עריכה ושליחה לעובד
התראות:
עיון בחוזה — חתימה או השארת הערות
התראות:
סמנכ"ל כספים עונה ומעדכן את החוזה
התראות:
העובד מקבל את הגרסה המעודכנת
חתימה דיגיטלית סופית על החוזה
התראות:
חתימה סופית מטעם החברה
התראות:
ומתחילים את שלבי ההמשך
העובד החדש
העובד מקבל מהמנהל קישור לטופס עובד חדש (בוואטסאפ, ישירות מלוח הבקרה), ממלא את פרטיו האישיים, כתובת, פרטי בנק ובוחר את המנהל הישיר שלו מהרשימה.
המנהל הישיר שנבחר
נושא המייל: עובד חדש השלים פרטים אישיים. המייל מכיל את פרטי העובד וקישור להשלמת פרטי העבודה.
המנהל הישיר
המנהל לוחץ על הקישור מהמייל ומשלים את פרטי המשרה: תפקיד, מחלקה, תאריך התחלה, שכר (כולל מדרגות שכר עתידיות אם סוכמו), נסיעות, ימי חופשה והערות. ניתן להגיע לטופס גם דרך לוח הבקרה — סטטוס החוזה יהיה 'ממתין למנהל'.
סמנכ"ל כספים
נושא המייל: בקשה ליצירת חוזה עבודה. המייל מסכם את כל פרטי העובד וההעסקה ומכיל קישור ליצירת טיוטת חוזה.
סמנכ"ל כספים / מנהל מערכת
בוחר תבנית חוזה מתאימה, בודק את הפרטים שהוזנו אוטומטית מהשלבים הקודמים, עורך סעיפים במידת הצורך ושולח את הטיוטה לעיון וחתימת העובד.
העובד החדש
נפתחת שיחת וואטסאפ עם הודעה מוכנה המכילה קישור מאובטח לצפייה בטיוטת החוזה.
המנהל הישיר
נושא המייל: טיוטת חוזה נשלחה לעובד — לעדכון ומעקב בלבד.
העובד החדש
העובד נכנס לקישור ובוחן את הטיוטה. יש לו שתי אפשרויות: לחתום, או להשאיר הערות על סעיפים ספציפיים.
אם העובד חותם:
סמנכ"ל כספים
נושא המייל: חוזה מוכן לחתימת החברה, כולל קישור לחתימה.
המנהל הישיר
עדכון שהעובד חתם והחוזה עבר לחתימה סופית מטעם החברה.
אם העובד משאיר הערות (לולאת טיפול):
סמנכ"ל כספים
מייל עם טבלת ההערות של העובד וקישור לעמוד ייעודי לטיפול בהן.
המנהל הישיר
עותק מעקב עם טבלת ההערות (ללא קישורי פעולה).
לאחר הטיפול ושליחת גרסה מתוקנת, העובד מקבל שוב וואטסאפ לעיון וחתימה — עד שהוא חותם.
סמנכ"ל כספים / מורשה חתימה
בוחן את המסמך החתום על ידי העובד ומוסיף את חתימת החברה. מרגע זה החוזה סגור והעובד עובר לשלבי ההמשך.
העובד החדש
הודעה המבשרת על השלמת החוזה, עם קישור לצפייה בחוזה החתום.
המנהל הישיר
מייל עם קובץ PDF של החוזה החתום לתיעוד.
השלבים הבאים מנוהלים ברובם על ידי מנהל המערכת / סמנכ"ל הכספים, והמנהל הישיר רואה את התקדמותם בלוח הבקרה (תגיות סטטוס ליד כל עובד).
העובד + מנהל המערכת
העובד מקבל קישור למילוי טופס 101 דיגיטלי, כולל צירוף קבצים (תעודת זהות וכו'). מנהל המערכת בודק את הטופס ומאשר אותו, או מחזיר לעובד לתיקון. סטטוס הטופס מוצג בלוח הניהול.
בלי טופס 101 מאושר לא ניתן לשלם שכר כחוק — לכן חשוב לוודא שהעובד ממלא אותו בסמוך לתחילת העבודה.
מנהל המערכת
מוזנים לעובד פרטי התחברות: משתמש למחשב, כתובת מייל ארגונית, סיסמאות ומערכת CRM. הפרטים נשלחים לעובד במייל, ובלוח הבקרה מופיעה תגית 'מיחשוב ✓' ירוקה כשהשלב הושלם.
המנהל הישיר רואה את התגית בלוח הבקרה ויכול לדעת אם העובד קיבל את כלי העבודה שלו.
העובד + חברת החניה
העובד ממלא טופס חניה (פרטי רכב), הבקשה נשלחת במייל לחברת החניה, וסמנכ"ל הכספים מקבל עדכון. סטטוס החניה מוצג כתגית בלוח הבקרה.
ניתן לעקוב אחרי מצב הבקשה (נשלחה / אושרה) ישירות מהטבלה.
מנהל המערכת + סוכן הפנסיה
המערכת עוקבת אחרי קיום פגישה עם סוכן פנסיה וקבלת טופס הצטרפות, ושולחת תזכורות אוטומטיות במייל אם הפגישה טרם התקיימה. כמו כן מתועד אם העובד חתום על סעיף 14.
תזכורות הפנסיה נשלחות אוטומטית לנמענים שהוגדרו בהגדרות המערכת.
מנהל המערכת
העובד מקבל מספר עובד ומיוצא לקובץ קליטה למערכת השכר, כולל מרכיבי שכר (שכר בסיס, נסיעות). בנוסף העובד נדחף אוטומטית למערכת דיווח השעות (PrimeTime). כשמגיעה לתוקף מדרגת שכר — נשלחת לעובד הודעת עדכון שכר מסודרת, והמדרגה מיוצאת לשכר בחודש הרלוונטי.
מנקודה זו העובד 'חי' במערכות: שכר, נוכחות ודיווחים שוטפים.
מנהל מערכת / סמנכ"ל כספים
בכל שלב לפני החתימה הסופית ניתן לבטל את תהליך הקליטה דרך דשבורד ניהול העובדים. לוחצים על אייקון הביטול ליד שם העובד, ממלאים סיבה ומאשרים.
אין שליחת התראות
התהליך מוקפא והסטטוס משתנה ל'בוטל'. פרטי הביטול (מי, מתי, למה) מתועדים וזמינים לצפייה במערכת.